Inzicht in de verbetering van workflowmanagement

Driessen, M.P.T. (2008) Inzicht in de verbetering van workflowmanagement.

[img]
Preview
PDF
1MB
Abstract:Een verbeterde manier om met het managen van projecten om te gaan is dat waar ik onderzoek naar heb gedaan bij Witteveen+Bos. Het automatiseren van bepaalde projectaspecten kan een hoop voordelen opleveren. Door te werken met ICT-toepassingen zijn volle archiefkasten verleden tijd. Een hoop administratieve papieren rompslomp vindt allemaal digitaal plaats en het terugvinden van dat ene berichtje met de informatie die je nèt nodig hebt gebeurt met een aantal muisklikken. Daarnaast biedt een centraal archief een beter overzicht voor alle projectpartners en is voor iedereen duidelijk wat de nieuwste versie van een tekening is. De informatie die traditioneel rondgestuurd werd via de fax, over de telefoon of met chaotische mailtjes gebeurt tegenwoordig binnen één digitale omgeving waar de inhoud van de berichten automatisch gearchiveerd wordt en makkelijk teruggevonden kan worden. In dit rapport is voor het Brinkpark project te Apeldoorn een fit-to-purpose strategie gemaakt. Een eerste stap die een hoop arbeid scheelt, daarmee tijd bespaart en een reductie van de kosten betekent is het werken op een centrale locatie. Daarnaast is het gebruik van een 3D-omgeving waarin alle projectpartners samenwerken in één tekening een stap vooruit in de inhoudelijke verbetering. Met een daaraan gekoppeld calculatieprogramma, bijvoorbeeld IBIS4BIM of Navis®Works, kunnen calculators zich storten op het belangrijke rekenwerk en zich meer bezighouden met de planning en het bouwproces, in plaats van zich voornamelijk bezig te houden met het inmeten van tekeningen. De vraag is welk pakket de beste oplossing biedt. Flexibiliteit speelt hierbij een grote rol. Gekeken is naar VISI, Navis®Works en IBIS4Projects. VISI blijkt minder geschikt voor Witteveen+Bos en dit heeft een aantal oorzaken. Ten eerste is VISI niet flexibel. Door strakke afspraken en een vaste standaardindeling kan er niet makkelijk en snel ingesprongen worden in het geval dat er wijzigingen of afwijkingen doorgevoerd moeten worden. Rollen, transacties en berichten moeten zwart op wit komen te staan wat veel tijd kost en weerstand kan bieden van betrokken partijen. Daarnaast is de ervaring met VISI dat het langer duurt voordat de gebruikers VISI onder de knie hebben en er meer tijd in het organiseren van het proces zit dan dat er daadwerkelijk inhoudelijk vooruitgang geboekt wordt. Tot slot staat VISI op zichzelf niet in voor een 3Dwerkomgeving, wat tot gevolg heeft dat veel hand- en rekenwerk nog steeds op de ouderwetse manier gedaan moeten worden. Als gekeken wordt naar de opstarttijd en aanschaf- en gebruikskosten wordt geadviseerd dat IBIS4Projects het meest geschikt is voor dit project, zodat er minder standaard handwerk gedaan hoeft te worden, de kosten geminimaliseerd worden en de omgeving snel gebruiksklaar is. Een vereiste bij het gebruik van IBIS4Projects is echter dat er een beheerder aangesteld moet worden die de database beheert en overzichtelijk houdt. Uit ervaring blijkt hiervoor maar enkele uren per week benodigd te zijn, dus dit weegt op tegen het verdwijnen van andere taken van bijvoorbeeld het secretariaat. De flexibiliteit met IBIS4Projects is groot, omdat er vooraf aan het project een naar keuze 5 keurslijf opgesteld wordt. Hierbij worden rollen en rechten verdeeld naar omstandigheden van het project, maar blijft er genoeg vrijheid bij een verandering in het project. Het grootste voordeel is dat er één database is waarin alles gebeurt: zowel het archief als de communicatie en de planning zijn na enkel het invoeren van een gebruikersnaam en wachtwoord op internet overal bereikbaar. De opslag gebeurt niet op de server van Witteveen+Bos, wat het interne netwerk ontlast. Met een oog op de toekomst is IBIS4Projects ook een uitermate geschikt pakket voor Witteveen+Bos. In dit verslag is ook onderzocht en aangepast hoe de huidige managementtaken beter ingericht kunnen worden, dit gebeurt echter nog met Excel-sheets. Nadat bij het Brinkpark-project kennisgemaakt is met het IBIS4Projects-pakket en geconstateerd kan worden dat het pakket bevalt en wel degelijk voordelen biedt, is IBIS4Projects ook geschikt om managementfuncties mee te gaan automatiseren. IBIS4Projects heeft namelijk ook een geïntegreerde planningsfunctie, documentenvolgsysteem en centrale berichtgeving. Na een eenmalige investering zal IBIS4Projects in het vooruitzicht veel arbeid besparen, een grotere transparantie opleveren en een samenwerking met projectpartners van grotere kwaliteit garanderen.
Item Type:Essay (Bachelor)
Faculty:ET: Engineering Technology
Subject:56 civil engineering
Programme:Civil Engineering BSc (56952)
Link to this item:http://purl.utwente.nl/essays/68468
Export this item as:BibTeX
EndNote
HTML Citation
Reference Manager

 

Repository Staff Only: item control page