Grip op het materieel : meer inzicht in de prestaties van het materieel met behulp van KPI's, VBA & een nieuwe manier van tarievering

In het kader van de studie Technische Bedrijfskunde aan de Universiteit Twente hebben we een onderzoek verricht bij het Infra, Sloop en Milieutechniek Bedrijf Dusseldorp ISM naar de bezettingsgraad van het materieel. Nadat Dusseldorp ISM is overgenomen door ReintenInfra is materieel een hot topic geworden binnen Dusseldorp ISM. Er was op dat moment slecht inzichtelijk hoeveel materieel er was, waar het zich bevond en de hoe vaak het ingezet werd. De afgelopen jaren is er door middel van een in huis ontwikkeld registratiesysteem, de MUR, hard gewerkt om inzichtelijk te krijgen waar elk materieelstuk zich bevindt. Dusseldorp ISM heeft op het moment van schrijven wel bijna 80000 materieelstukken geregistreerd. Nu inzichtelijk is waar het materieel is komen we bij de volgende stap. De volgende stap naar meer ‘grip op het materieel’ betrekt zicht tot de bezetting van het materieel, hier zijn we dan ook op de volgende onderzoeksvraag gekomen: ‘“Hoe kan de er meer inzicht worden gecreëerd in de prestaties van het materieel van Dusseldorp?” Deze centrale onderzoeksvraag brengt gelijk al wat meer vragen met zich mee, waar is inzicht in te krijgen en hoe gaan we prestaties eigenlijk meten, wat vinden we prestaties. We zijn op verschillende manieren naar het materieelbeheer gekeken. Allereest hebben we als methodiek naar relevante literatuur gezocht, die ons kon helpen om manieren te vinden om prestaties te meten van voorraadbeheer. Hierna hebben we een beeld proberen te schetsen van de huidige situaties bij Dusseldorp ISM, wat voor soort materieel en materieel/voorraadbeheer hebben we het over. Is de theorie nog wel toepasbaar op de praktijk? Aangezien de bezettingsgraad de meest voor de hand liggende KPI voor Dusseldorp ISM was hebben we de bezettingsgraad van verschillende categorieën materieel onderzocht. Maar niet alleen het materieel zelf is van belang in het materieelbeheer, ook de werknemer heeft een grote invloed op de prestaties, daarom hebben we ook gekeken naar hoe de werknemers van Dusseldorp ISM op het gebied van registeren en gebruik ‘presteren’. Op dit moment zouden we dus een globaal beeld van de prestaties moeten hebben, hoe krijgen we dan dit beeld in de toekomst ook zo transparant mogelijk is dan de vraag. Hiervoor hebben we gebruik gemaakt van Visual Basic for Applications. Uit het onderzoek binnen de werknemers bleek dat de interne doorbelastingstarieven een groot effect hebben op het gedrag van personeel, dit is ook verder onderzocht. Buiten de bezettingsgraad zijn er natuurlijk nog tal van andere kritieke prestatie indicatoren te vinden voor beheren van een voorraad aan materieel. Aan de hand van voorstel van KPI’s wordt er gekeken welke KPI’s nog meer toepasbaar zouden zijn voor Dusseldorp ISM. En binnen dit hoofdstuk vallen dan ook tweede trade-offs die standaard worden gemaakt binnen het materieelbeheer van Dusseldorp ISM. Het lokaal huren van materieel versus het ophalen van eigen materieel en het kopen van materieel versus het huren van materieel. Als resultaat is er als eerst een uitgebreide analyse gedaan op basis van bezetting vanuit de MUR en het boekhoudprogramma Synergy. Lang niet alle cijfers waren bekend van een langere periode wat de betrouwbaarheid negatief beïnvloed. Wel is er een algemeen beeld geschept en zijn alle bevinden getoetst aan het gevoel van de materieeldienst. Naar voren kwam dat in ieder geval de bezetting van kranen, laadschoppen, brekers, zeven, trilwalsen en kleine aggregaten het zeker waard zijn om verder te onderzoeken. Een klein overzicht is te zien in tabel 4.3.2. Met betrekking tot de MUR en hoe de medewerkers hier mee omgaan hebben we de MUR bekeken vanuit twee invalshoeken, als systeem en als strategie. De MUR werkt als registratiesysteem voor het materieel goed, toch zijn er wel verbeteringen gevonden op gebied van vindbaarheid, keuringsdatum, beschikbaarheid, koppelen voor een bepaalde tijd, categorisatie, extern huren, bellen en bulkmiddelen. Doordat materieel nu altijd en overal geregistreerd wordt en er ook interne doorbelastingtarieven werkt de MUR ook efficiëntie en het delen van materieel in de hand. Echter zijn er hier ook valkuilen gevonden, door competitie tussen uitvoerders, verschil tussen interne en externe kosten, onjuiste tarieven, gebrek aan draagvlak en de toepasbaarheid op kleine projecten. Uit de analyse van de bezettingsgraden bleek dat de data voorhanden voor bezettingsgraden niet heel inzichtelijk was. Om voor de toekomst meer inzicht te blijven creëren in de bezettingsgraad hebben we een aantal VBAscripts geschreven die ervoor zorgen dat met een druk op de knop de bezettingsgraden van een bepaalde periode per categorie worden uitgerekend. Dit is gedaan voor data uit Synergy en voor data uit de MUR, binnen de MURdata wordt er gecategoriseerd op basis van MUR-categorieën. Binnen de Synergy-data kan de bezetting per kostenplaats als MUR-categorie worden berekend. Uit het onderzoek met betrekking tot de MUR en de medewerkers bleek dat de interne doorbelastingstarieven een grote invloed hebben op het gedrag van de medewerkers en de interpretatie van prestaties van materieel. Door middel van meer inzicht in de daadwerkelijke bezettingsgraden van bepaalde materieelsoorten kan er een veel reëler tarief worden berekend dan door alleen een norm te gebruiken. Een belangrijke opmerking hierbij is dat materieel dan dus ook goedkoper wordt naarmate het vaker gebruikt wordt. Aangezien uitvoerders beoordeeld worden op hun kosten, beïnvloed dit zeker het gedrag van de werknemers. Verder hebben we nog naar andere KPI’s gekeken om de materieeldienst bij Dusseldorp ISM te beoordelen. Een voorstel voor een engineer-to-order paste het beste bij de soort voorraadbeheer die de materieeldienst van Dusseldorp ISM doet. Het blijkt ook dat hier veel KPI’s niet van toepassing zijn omdat Dusseldorp ISM geen productiebedrijf is. KPI’s op het gebied van bestellingsnauwkeurigheid, productbeschikbaarheid, extern huren, voorraadsomloop, voorraadsnauwkeurigheid en onderhoudskosten zouden in de toekomst zeker een mogelijkheid zijn om nog meer grip op het materieel te krijgen. Dan als laatst hebben we nog gekeken naar een tweetal trade-offs. Voor de trade-off tussen lokaal huren & eigen materieel ophalen is een rekenvoorbeeld gegeven. Op dit moment worden deze berekeningen niet altijd gemaakt, dit rekenvoorbeeld kan een goed handvat zijn om een beter onderbouwing te geven voor het terugrijden of lokaal huren van materieel. De trade-off tussen materieel huren en kopen blijk echter niet zo makkelijk uit te rekenen zijn. Hieruit moeten we concluderen dat hier veel meer meespeelt dan alleen kosten. Deze trade-off is een strategische beslissing waarbij er rekening gehouden moet worden met beschikbaarheid van materieel, personeel, het effect van eigen materieel op werknemers en de werking als visitekaartje voor het bedrijf, et cetera. Een eerste aanbeveling dat uit het onderzoek volgt is, blijf de bezettingsgraad over de langere termijn in de gaten houden en onderzoek de aangegeven categorieën. Hier kunnen de VBA-scripts een handige tool bij zijn. Over de langere termijn kan elke keer het gevoel van de materieeldienst getoetst worden aan de cijfers, hierdoor zullen de cijfers beter worden en kan het gevoel van de materieeldienst bevestigd of ontkracht worden. Ook bij het onderzoeken van de MUR als systeem en als strategie zijn er nog een aantal punten gevonden waaraan gewerkt kan worden. Niet alleen om de MUR als systeem te verbeteren maar ook om ervoor te zorgen dat het personeel met meer plezier met de MUR werkt. Wat hier beide bij helpt is het gebruiken van de inzichten in bezettingsgraad voor het berekenen van de tarieven. Hierdoor kan er ook beter gestuurd worden op tarieven door de materieeldienst en is een hoog tarief al snel een teken dat er iets aan de hand is met de bezetting van het materieel. Het advies voor KPI’s kan ook goed gebruikt worden op de MUR in de toekomst te verbeteren en zo steeds meer zicht te krijgen op de algehele prestaties van het materieelbeheer. Ook de berekening van de trade-off voor het lokaal huren of ophalen van eigen materieel kan vaker gebruikt worden zodat uitvoerders meer onderbouwing kunnen geven voor hun gemaakte kosten en hun projecten ook goedkoper worden.