University of Twente Student Theses

Login

Verbetervoorstellen op het gebied van informatiesystemen en –stromen op basis van de analyse van vier bedrijfsprocessen

Spruit, Vincent (2007) Verbetervoorstellen op het gebied van informatiesystemen en –stromen op basis van de analyse van vier bedrijfsprocessen.

[img] PDF
1MB
Abstract:Contell-IKS is in januari 2006 ontstaan uit een fusie tussen Contell en Technisch Buro IKS. Sinds april 2006 is het hoofdkantoor gevestigd in Zaltbommel en zijn er werklocaties in Almere en Lelystad. Technisch Buro IKS was vooral gericht op de verkoop, levering en installatie van laboratoriumapparatuur. Contell hield zich vooral bezig met reparaties, kalibraties en onderhoud aan laboratoriumapparatuur. Met de fusie beslaan de activiteiten van Contell-IKS een belangrijk deel van de bedrijfskolom van laboratoriumapparatuur. Door de fusie dienen de bedrijfsprocessen van de fusiepartners op elkaar te worden afgestemd. Op dit moment gebruiken beiden hun eigen informatiesystemen. Er wordt geen gebruik gemaakt van elkaars gegevens. Op dit gebied vallen zeker nog dingen te verbeteren. Voordat er echter gekeken wordt naar verbeteringen, wil het management van Contell-IKS eerst duidelijk in beeld krijgen hoe de informatiestromen binnen de bedrijfsprocessen verlopen. Hiervoor is er een analyse gemaakt van de informatiestromen en –systemen binnen de volgende vier bedrijfsprocessen bij Contell-IKS. - Levering en installatie van laboratoriumapparatuur (‘project’) - Reparatie van industriële componenten en systemen (‘repair’) - Kalibratie van pipetten (‘pipet kalibratie’) - Afhandeling van storingen aan laboratoriumapparatuur (‘storingsafhandeling TS’) Deze bedrijfsprocessen beslaan een groot deel van de activiteiten van Contell-IKS. De overige activiteiten binnen Contell-IKS zijn te vergelijken met één van deze vier processen. Uit de analyses van deze bedrijfsprocessen, blijkt dat deze op verschillende plekken te verbeteren zijn. Een van de zaken die in alle vier de processen opvalt, is dat informatie en documenten niet gestructureerd bewaard worden. Naast meerdere centrale archiefkasten blijken de meeste afdelingen ook nog over een eigen archiefkast te beschikken. Daarnaast zijn veel documenten ook ergens op het netwerk terug te vinden. Er zijn gevallen waarin men op 4 verschillende plaatsen hetzelfde document terug kan vinden. Van veel documenten volstaat het echter als ze alleen worden opgeslagen op een van de netwerkschijven. Uit een analyse van de netwerkschijven, blijkt echter dat er geen structuur in de opslag van documenten zit. Door het netwerk op te schonen en een duidelijke structuur in de opslag van documenten aan te brengen, wordt het voor de gebruikers eenvoudiger om informatie terug te vinden. Hierdoor zal ook de behoefte aan de opslag van papieren documenten afnemen. Een geschikte methode waarmee dit gedaan kan worden is de 5S methode1. Deze methode is vaker gebruikt in dergelijke situaties en deze gestructureerde aanpak vermindert de kans dat er zaken over het hoofd worden gezien bij de uitvoering ervan. Een andere optie is het inscannen van documenten en ze op het netwerk te plaatsen. Op deze manier kan er eenvoudiger en sneller informatie van andere locaties gebruikt worden. Vooral werkbonnen en pakbonnen uit Lelystad en Almere kunnen op deze manier sneller verwerkt worden in Zaltbommel. Een van de punten die een vertraging veroorzaken in de doorlooptijd van de processen ‘Project’ en ‘Storingafhandeling TS’ is de late inlevering van werkbonnen door de monteurs. De monteurs komen niet elke week op het hoofdkantoor en zijn slordig met het inleveren van werkbonnen, waardoor het opstellen van de factuur langer duurt en hierdoor duurt het langer voordat Contell-IKS geld ontvangt van de klant. Een oplossing om deze situatie te verbeteren, is het op laten sturen van de werkbonnen. Wanneer de monteurs dit iedere week doen, kunnen de werkbonnen sneller worden verwerkt, wordt de doorlooptijd verkort en wordt de werkdruk voor de servicedesk beter verdeeld. Ook op het gebied van de informatiesystemen zijn verbeterpunten mogelijk. Zo is het verstandig om over te stappen op één financieel systeem. Op dit moment gebruikt de financiële afdeling twee systemen, en weten de gebruikers niet van elkaar wat de ander precies doet. Door over te stappen op één systeem kan er eenvoudiger gerapporteerd worden, is het makkelijker om werk van een ander over te nemen en worden de licentiekosten verlaagd. De beste optie lijkt het om over te stappen op het financiële systeem King. Verder is het ook het overwegen waard om nieuwe software aan te schaffen voor het uitvoeren van kalibraties. Nieuwe software kan Contell-IKS mogelijk helpen bij het verkrijgen van een sterke plaats in de markt voor deze relatief nieuwe afdeling. Belangrijk is echter wel dat men goed bekijkt of nieuwe software de huidige problemen oplost. Daarnaast is ook een kosten-batenanalyse aan te raden. Vooral omdat de kalibratie afdeling op dit moment een vrij kleine en nieuwe afdeling is. Om de kalibratie opdrachten ook goed te kunnen beheren en volgen is het aan te raden om over te stappen op WMR. Door dit systeem ook te gebruiken binnen het proces ‘storingsafhandeling TS’ komt Contell-IKS tot één onderhoudbeheersysteem voor alle laboratoriumgerichte activiteiten. Een laatste aanbeveling heeft betrekking tot de BV structuur. Op dit moment bestaat Contell-IKS uit meerdere BV’s. Een van de nadelen daarvan is dat er veel interne verrekeningen plaats vinden tussen de BV’s. Deze verrekeningen zijn niet waardetoevoegend, maar kosten wel veel tijd. Aan te raden is dan ook om de huidige structuur te analyseren en na te gaan of de voordelen van deze structuur opwegen tegen de nadelen van deze structuur.
Item Type:Essay (Bachelor)
Clients:
Contell-IKS, Zaltbommel
Faculty:BMS: Behavioural, Management and Social Sciences
Subject:85 business administration, organizational science
Programme:Industrial Engineering and Management BSc (56994)
Link to this item:http://purl.utwente.nl/essays/58218
Export this item as:BibTeX
EndNote
HTML Citation
Reference Manager

 

Repository Staff Only: item control page